Tạo sheet quản lý dự án(Project Planner) trên google apps

Chào mọi người,

Hiện nay google apps rất thông dụng với tất cả mọi người nên việc sử dụng google apps như một công cụ lưu trữ riêng tư là điều hiển nhiên. Bài blog hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn tạo một sheet quản lý dự án trên google. Ngoài việc quản lý dự án bạn có thể tận dụng để làm những việc quản lý khác cần thiết.(link demo dưới cuối bài)

(hình 1.1)

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo Google Sheet mới trên google drive.
Bước 2: Tạo 2 bảng tính(sheet) mới đặt tên như hình bên dưới.

(hình 1.2)

Bước 3: Nhập thông tin cho dự án ở sheet đầu tiên(Project Information) với các thông tin như sau:

(hình 1.3)

Trong đó:

• B1: Nhập tay

• B2: Công thức "=SUM('Gantt Chart'!B3:B50)"

• B3: Công thức "=SUM('Gantt Chart'!E3:E50)/COUNTIF('Gantt Chart'!E3:E50,">=0")/100"

• B4: =NOW()

Bước 4: Qua sheet Gantt Chart tạo cấu trúc bảng bên tay trái như trong hình

(hình 1.4)

Lưu ý: ở cột D bạn nhập công thức sau để tính ngày kết thúc khi nhập ngày bắt đầu:
"=WORKDAY(C3,B3)"

Bước 5: Chuẩn bị biểu đồ timeline, tạo danh sách ngày tháng tính từ ngày bắt đầu.

Như hình 1.4:

- Ô F2 bạn nhập công thức sau: "='Project Information'!B1"
- G2 nhập công thức: "=F2+1"
- F1 nhập công thức: "='Project Information'!B1"
- M1 nhập công thức: "=F1+7"
- Sau đó bạn tô đen từ F1 đến L1 chọn công cụ "Merge Cell" (hình 1.5).

(hình 1.5)

- Chọn ở ô G2 rê chuột vào ô vuông nhỏ ở góc phải bên dưới, kéo và copy cho các ô sau (copy khoản 60 đến 90 ô).

- Tương tự bước trên, chọn ở ô F1 kéo và copy sao cho vừa đủ với số ngày bên dưới.

Bước 6: Tạo biểu đồ timeline bằng Condition Format(định dạng có điều kiện)

Chọn ô F3, di chuyển chuột lên thanh menu chọn Format -> Conditional Formatting (hình 1.6)

(hình 1.6)

Sau khi chọn xong bạn sẽ thấy giao diện như bên dưới (hình 1.7)

(hình 1.7)

Bạn tiếp tục 4 rule mới và nhập thông tin theo thứ tự bên dưới

Rule1: Các công việc đã hoàn thành

        - Select box: Custom formula is.

        - Text box: "=AND(F$2>=$C3,F$2<$D3,$E3=100)".

        - Background Color: chọn màu xanh lá cây.

        - Range: F3:BV50 (BV50 là bo bước 5 mình copy ngày đến ô BV).

Rule2: Các công việc chưa hoàn thành

        - Select box: Custom formula is

        - Text box: "=AND(F$2>=$C3,F$2<$D3)".

        - Background Color: chọn màu xanh dương đậm.

        - Range: F3:BV50 (BV50 là bo bước 5 mình copy ngày đến ô BV).

Rule3: Các ngày nghỉ

        - Select box: Custom formula is.

        - Text box: "=OR(WEEKDAY(F$2,2)=6,WEEKDAY(F$2,2)=7)".

        - Background Color: chọn màu đỏ nhạt.

        - Range: F3:BV50 (BV50 là bo bước 5 mình copy ngày đến ô BV).

Rule4: Ngày hiện tại

        - Select box: Custom formula is.

        - Text box: "=F$2=TODAY()".

        - Background Color: chọn màu cam.

        - Range: F3:BV50 (BV50 là bo bước 5 mình copy ngày đến ô BV).

Sau khi xong bạn sẽ được như hình bên dưới (hình 1.8)

(hình 1.8)

Vậy là bạn đã hoàn thành 1 sheet project planer cho riêng mình, hãy nhập thử dữ liệu vào bảng Ticket List để xem thành quả. Tham gia bình luận dưới đây nếu bạn  có điều gì thắc mắc nhé

Link demo: Project Planer